Administra tu presupuesto con Excel

Las etapas:
1. Hacer columnas
2. Hacer cálculos
3. Crear un menú desplegable
4. Modificar la compaginación
5. Guardar como modelo

Excel es una de los programas del paquete Microsoft Office que generalmente está instalado en la mayor parte de los ordenadores. Se trata de un programa tipo "Hoja de cálculo" en el que puedes gestionar datos numéricos, compararlos, ordenarlos y representarlos de forma gráfica.

Para iniciar Excel haz doble clic sobre el icono Excel (verde) de tu escritorio o haz clic sobre "Inicio", "Programas", "Microsoft Office", "Microsoft Excel" (o "Inicio", "Programas", "Excel").

Al abrir el programa, por defecto, sale una hoja de cálculo en blanco. Si no es así, haz clic sobre "Archivo" y después "Nuevo" en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Para transformar esta hoja en blanco en una cómoda herramienta de gestión de tu presupuesto, debes seguir algunos pasos:

1. Crear columnas
• En la celda F1, escribe el título de la hoja, por ejemplo "Presupuesto Junio 2009".
Las cuentas de una familia están divididas en "Ingresos" y "Gastos".

• En la celda A2, escribe "Ingresos" y en la G2 "Gastos".
Tanto para los ingresos como para los gastos, es útil conocer la fecha de la transacción, dar información descriptiva, relacionarlo con una categoría y, evidentemente, conocer la cantidad.

• Escribe "Fecha" en A3, "Descripción" en B3, "Categoría" en C3 y "Cantidad" en D3. Haz lo mismo en la columna de gastos (G3, H3, I3 y J3).

2. Haz los cálculos
Deja los cálculos complicados con la calculadora para saber la cantidad total de tus ingresos y tus gastos. Excel se ocupa de esas cuentas de forma automática, a condición de que le señalemos exactamente las cantidades que queremos saber, utilizando una fórmula de cálculo.

• Haz una evaluación en bruto del número de gastos que tienes cada mes. Por ejemplo, elige unos 50.
• En la celda B53, escribe la palabra "Total" y en la H55 "Total general". En la celda D53, tenemos que escribir la fórmula que permitirá calcular el total de ingresos. Para hacerlo, Excel tomará en cuenta todas las cantidades que están entre las celdas D4 y D52. La fórmula que debemos escribir en la celda D53 es: =SUMA(D4:D52).
• Haz lo mismo con tus gastos. Para calcular automáticamente tus gastos totales, hay que anotar las cantidades en las celdas que están entre J4 y J52. La fórmula que escribiremos en J53 es: =SUMA(J4:J52).
• Para terminar, y quizá lo más importante que nos falta por hacer, es saber la cantidad que nos queda en función de los ingresos y los gastos. La fórmula que hay que escribir en la celda J55 es: =SUMA(D53-JD3).

3. Crear un menú desplegable
Para simplificar tus cuentas y tener un punto de vista completo, puedes unir cada cantidad a una categoría. Elige las que corresponden a tus necesidades, a tus hábitos. Para los ingresos, por ejemplo, "Salario/ Pensión", "Alquiler", "Intereses" y para los gastos, "Alimentación", "Coche", "Mantenimiento del hogar", "Seguros"... Ponlas en la columna correspondiente.

Para evitar tener que volver a escribir la categoría cada vez, puedes grabarla y sólo tendrás que elegir un menú desplegable.

• Para empezar, escribe en una celda vacía la primera categoría, por ejemplo "Alimentación". Escribe después los nombres de todas las categorías que quieras que aparezcan en la lista.
• Selecciona las celdas de la columna "Categoría" (columna C, celdas 3 a 52, para los ingresos, y columna I, celdas 3 a 52, para los gastos).
• Haz clic sobre el menú "Datos" en la parte de arriba de la pantalla. Después, sobre "Validación".
• Haz clic sobre la pestaña "Opciones"
• En el menú desplegable "Autorizar", selecciona "Lista".
• Haz clic en la flecha roja, en la palabra "Fuente".
• Selecciona las categorías que acabas de codificar y haz clic en "Enter" o flecha roja de nuevo.
• Para terminar, haz clic sobre "Aceptar".

4. Modificar la compaginación
Ya puedes utilizar tu hoja de cálculo. Pero puedes darle un último toque final, poniéndolo más bonito y, sobre todo, más claro.
• Selecciona la línea con los nombres de las columnas, haciendo clic con el botón izquierdo sobre la cifra correspondiente a la fila (3 en nuestro ejemplo). Después, elige el tamaño y tipo de letra.

Para la claridad, también puedes asociar un color a las filas.
• Selecciona la fila en cuestión y haz clic sobre el icono "Color de relleno". Para no hacer de nuevo esta operación, selecciona a la vez varias filas o varias celdas dejando pulsada la tecla CTRL (control) mientras haces clic sobre las distintas filas, columnas o celdas que quieras rellenar.

5. Guardar como modelo
Para no empezar de 0 cada mes, es muy útil guardar la primera versión como modelo. Así, mes tras mes, te encontrarás una hoja de cálculo vacía pero ya preparada.
• Haz clic sobre "Archivo", después "Guardar como" y elige el formato "Plantilla" (*.xlt)".
• Escribe el nombre a tu modelo y haz clic en "Guardar".

Una vez finalizado, ¡es cosa tuya administrar tu presupuesto! ¡Suerte!

Autor: Leen Baekelandt para www.plusmagazine.be
Traducido por Henar León